Эффективное деловое письмо подобно маслу в машине вашей повседневной деятельности — оно делает все намного более плавным. Повышение эффективности письменной речи дает много существенных преимуществ:
— Повысьте производительность за счет сокращения времени, затрачиваемого на написание и редактирование.
— Предотвращайте недопонимание, неэффективность или неудачи проекта.
— Повышайте лояльность к бренду за счет улучшения клиентского опыта.
— Позвольте вашей команде совершенствовать и развивать свои письменные работы в различных областях.
Неэффективная коммуникация может привести к ненужной путанице, осложнениям и разочарованию, что, в свою очередь, приведет к снижению производительности, вовлеченности и потере доходов. Короче говоря, плохо-развитые навыки письменной речи замедляют рабочий процесс. Давайте рассмотрим пять основных принципов эффективного делового письма и то, как они могут улучшить коммуникацию внутри вашей организации.
Принципы эффективного делового письма.
1. Адаптируйте стиль письма в соответствие с вашей аудиторией.
Спросите себя: к кому я пытаюсь обратиться с этим сообщением и почему? Существуют тонкие, но существенные различия в том, как вы подходите к различным заданиям. Например, написание информативного отчета о прогрессе для членов вашей команды сильно отличается от составления убедительного контента для сообщения в блоге, предназначенного для привлечения потенциальных клиентов. Чтобы эффективно писать для аудитории, необходимо знать ее болевые точки и мотивы. Затем вы создаете коммуникацию, которая удовлетворяет эти потребности.
Понимание того, как и когда использовать различные стили делового письма, в значительной степени повлияет на то, достигнет ли ваше сообщение желаемого результата.
Соответствие вашего стиля письма вашей аудитории повышает вовлеченность, исключая все, что не соответствует напрямую приоритетам ваших получателей.
Тщательно подобранный тон способствует улучшению деловых отношений, гарантируя, что ваши сообщения всегда будут интерпретироваться так, как вы предполагаете.
2. Адаптируйте тон письма к поставленной задаче.
Выходите за рамки профессионального и чуткого делового общения, приспосабливая свой тон письма к контексту вашего сообщения. Здесь необходимо принять во внимание ряд факторов.
С кем вы общаетесь? Например, внутреннее электронное письмо с прямым отчетом должно отличаться от беседы с клиентом один на один. Какова ваша роль в компании? Коммуникации с персоналом, как правило, требуют более высокого уровня эмпатии, чем, скажем, отчет отдела продаж. Чат поддержки клиентов в режиме реального времени должен быть более сострадательным и кратким, чем подробный отчет о состоянии компании, отправленный вашему генеральному директору по электронной почте.
3. Используйте структуру и форматирование для повышения ясности.
Форматирование может существенно повлиять на то, насколько эффективно вы донесете свое сообщение до аудитории. Например, обычный формат электронной почты не подходит для сложного, подробного отчета о состоянии компании. И если вы когда-либо получали смехотворно длинное электронное письмо от коллеги, которое оставляло основную мысль сообщения до нескольких прокруток вниз, вы знаете, насколько важна структура для привлечения вашей аудитории.
Более тонкие параметры, такие как шрифт, интервал и выравнивание документа, также могут повлиять на эффективность. Выбор правильного формата улучшает читабельность, уменьшая ненужное разочарование для вашей аудитории. Это также позволяет им сосредоточиться на том, что важно: на содержании.
Форматирование для удобства чтения означает, что ваши получатели могут быстро и легко определить вашу основную цель, что приводит к более быстрому времени отклика.
4. Соблюдайте постоянство.
Постоянство является ключом к установлению и поддержанию доверия и взаимопонимания как с клиентами, так и с коллегами. Избегайте отраслевого жаргона и сложных академических формулировок, которые могут звучать впечатляюще, но в конечном итоге могут запутать или расстроить аудиторию и снизить эффективность вашего сообщения.
Руководство по стилю бренда может стать мощным инструментом для поддержания вашей команды — и компании в целом — на одной волне. Ваше руководство по стилю может помочь в создании целостного присутствия бренда во всех коммуникациях. Поддержание последовательности укрепляет доверие к вашему бренду как к надежному авторитету, а также повышает узнаваемость бренда.
5. Помните о четком призыве к действию.
Четкий призыв к действию жизненно важен для создания эффективных коммуникаций, которые вдохновляют на действия и приносят результаты. Четкое определение ваших ожиданий или “просьб” вашей аудитории делает больше, чем просто выполнение работы; это также позволяет вам более честно и напрямую общаться с вашими получателями, которые, скорее всего, оценят вашу прямоту. Даже если ваше единственное намерение состоит в том, чтобы поделиться соответствующей информацией, обязательно уточните, что никаких дальнейших действий со стороны вашего читателя не требуется.
Опять же, адаптация этого элемента к вашей конкретной аудитории обеспечит эффективность. Призыв к действию для сотрудника, например, может быть гораздо более прямым — четко излагающим набор ожиданий, которые должны быть выполнены, — чем призыв, адресованный клиенту, которого вы надеетесь вдохновить на покупку.
Пример: Ваша маркетинговая команда запускает новую кампанию по электронной почте для продвижения предстоящего выпуска продукта. Цель, конечно же, состоит в том, чтобы мотивировать клиентов узнавать больше о продукте и, в идеале, делать предварительный заказ. Таким образом, вы и ваша команда стараетесь включать четкий и понятный призыв к действию в каждое электронное письмо, в котором указывается, когда продукт будет доступен, где разместить заказ и как использовать специальный код скидки для подписчиков, включенный в электронное письмо.
Четкий призыв к действию способствует повышению эффективности за счет предотвращения недопонимания, повышения внутренней производительности (за счет уточнения ожиданий) и укрепления позитивных отношений с клиентами и покупателями за счет улучшения опыта.
Источник: https://www.grammarly.com/business/learn/effective-business-writing/
Автор перевода: Вера Мальцева